Muốn bớt bận, trước khi học cách làm nhanh hơn, hãy hỏi xem việc nào có thể bỏ hẳn. Bốn câu hỏi đơn giản giúp gạch bớt danh sách: việc này bỏ được không, làm thưa đi được không, giao cho người khác được không, và làm ở mức vừa đủ thay vì hoàn hảo được không. Một việc không làm luôn nhanh hơn mọi cách làm nhanh.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Có những ngày mình làm việc như chạy trên băng chuyền: xong việc này là việc khác đã chờ, danh sách cứ dài ra, cuối ngày mệt rã mà không nhớ đã làm được gì đáng kể. Sống tối giản không chỉ là bớt đồ. Hôm nay mình nói chuyện bớt việc.
Vì sao làm nhanh hơn vẫn không hết việc?
Phần lớn lời khuyên về quản lý thời gian dạy mình làm nhanh hơn: gom việc, dùng ứng dụng, tập trung cao độ. Những cách đó có ích, nhưng có một cái bẫy. Khi mình làm nhanh hơn, mình thường nhận thêm việc vào chỗ trống vừa có.
Danh sách việc giống như một cái tủ. Tủ rộng thêm thì đồ cũng nhiều thêm. Làm nhanh hơn không làm danh sách ngắn đi, nó chỉ làm danh sách chạy nhanh hơn.
Một anh trưởng nhóm ở văn phòng kể rằng anh từng tự hào vì xử lý được rất nhiều việc trong ngày. Một hôm ngồi xem lại danh sách cả tháng, anh thấy gần một nửa là những việc không ai cần tới kết quả: báo cáo mà sếp không đọc, cuộc họp chỉ để nghe lại điều đã có trong thư, bảng tính anh làm thêm cho chắc.
Bớt việc là quay lại câu hỏi gốc: việc này có cần làm không. Câu hỏi đó khó hơn câu hỏi làm thế nào cho nhanh, nhưng nó giải phóng nhiều thời gian hơn.
Bốn câu hỏi cho mỗi việc trong danh sách
Câu đầu tiên: nếu mình không làm việc này, chuyện gì xảy ra. Nếu câu trả lời là không có gì đáng kể, hoặc chỉ là mình thấy hơi áy náy, thì việc đó có thể bỏ. Rất nhiều việc trong danh sách tồn tại chỉ vì thói quen.
Câu thứ hai: việc này có cần làm thường xuyên như vậy không. Báo cáo hằng ngày có thể thành hằng tuần. Lau nhà mỗi ngày có thể thành hai ngày một lần. Kiểm tra hộp thư mười lần mỗi ngày có thể thành ba lần.
Câu thứ ba: có ai làm việc này tốt hơn hoặc hợp hơn mình không. Có những việc mình giữ vì sợ người khác làm không bằng, nhưng thật ra họ làm được, chỉ là theo cách khác. Giao đi cũng là cho người khác cơ hội học.
Câu thứ tư: việc này cần hoàn hảo hay chỉ cần vừa đủ. Một tin nhắn trả lời khách không cần trau chuốt như một lá thư. Một bữa cơm tối thứ ba không cần cầu kỳ như mâm cỗ. Vừa đủ là đủ.
Gạch bớt mà không thấy có lỗi
Nhiều người khó gạch việc vì sợ bị đánh giá là lười, là thiếu trách nhiệm. Nhưng hãy nhìn khác đi: mỗi việc không cần mà mình làm là lấy thời gian của việc cần. Gạch việc thừa là có trách nhiệm với việc quan trọng.
Khi đã gạch, đừng lén làm lại. Hãy để việc đó bỏ trống một thời gian và quan sát. Thường thì chẳng ai để ý. Nếu có người hỏi tới, lúc đó mới cân nhắc lại.
Với những việc mình làm vì người khác mong đợi, như trả lời tin nhắn ngay lập tức, có thể nói trước một câu để thay đổi kỳ vọng. Ví dụ: mình xem tin nhắn công việc vào giờ trưa và cuối chiều, việc gấp thì gọi điện. Đa số người sẽ thích ứng nhanh hơn mình nghĩ.
Gạch được một việc lặp lại hằng ngày là lấy lại thời gian cho mọi ngày sau đó. Đó là một khoản lời rất lớn.
Nói với người liên quan khi bớt việc chung
Có những việc mình không tự gạch được vì nó liên quan tới đồng nghiệp, cấp trên hay gia đình. Với những việc đó, hãy đem ra bàn thay vì âm thầm bỏ.
Khi bàn, nói về mục tiêu chung chứ không nói về sự mệt của mình. Ví dụ: báo cáo này mỗi ngày mất của em một tiếng, nếu làm mỗi tuần một lần thì em có thêm thời gian cho phần chăm sóc khách hàng, anh thấy sao. Một đề nghị cụ thể dễ được đồng ý hơn một lời than.
Ở nhà cũng vậy. Nếu việc nhà dồn lên một người, cả nhà cùng ngồi lại liệt kê tất cả việc trong tuần, rồi xem việc nào bỏ được, việc nào làm thưa đi, việc nào chia lại. Có khi phát hiện ra những việc chỉ một người nghĩ là phải làm.
Bớt việc chung đòi chút can đảm để mở lời. Nhưng một lần nói rõ thường đỡ hơn nhiều tháng âm thầm quá tải.
Giữ danh sách không phình lại
Sau khi gạch, danh sách sẽ có xu hướng dài ra trở lại, vì việc mới luôn tới. Hãy tập thói quen đặt bốn câu hỏi ngay lúc nhận việc mới, chứ không đợi tới khi danh sách đã quá dài.
Mỗi khi nhận thêm một việc, hỏi mình việc gì sẽ nhường chỗ. Thời gian một ngày có hạn, thêm một việc là phải bớt một việc khác, dù đó là thời gian nghỉ ngơi. Nói rõ điều đó với chính mình giúp mình nhận việc có ý thức hơn.
Mỗi cuối tuần, nhìn lại danh sách và tìm ít nhất một việc để gạch. Không phải lúc nào cũng tìm được, nhưng thói quen nhìn lại giúp danh sách luôn được làm mới.
Một danh sách ngắn không có nghĩa là mình ít đóng góp. Nó có nghĩa là mỗi việc trên đó đều đáng để mình dồn sức.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết việc nào có thể bỏ?
Hỏi nếu không làm thì chuyện gì xảy ra. Nếu không có hậu quả đáng kể ngoài chút áy náy, đó thường là việc làm theo thói quen và có thể bỏ.
Giao việc cho người khác mà sợ họ làm không tốt thì sao?
Hướng dẫn rõ kết quả cần có, chấp nhận họ làm theo cách khác và kiểm tra ở vài mốc. Lần đầu có thể chưa tốt, nhưng lần sau sẽ khá hơn.
Bớt việc có làm mình bị đánh giá là lười không?
Ít khi, nếu việc quan trọng vẫn được làm tốt. Bớt việc thừa chính là để có sức cho những việc người khác thật sự cần ở mình.
Có nên nói với sếp khi muốn bớt một việc lặp lại?
Nên, kèm một đề nghị cụ thể và lý do gắn với mục tiêu chung, ví dụ làm thưa đi để có thời gian cho việc mang lại kết quả hơn.
Làm vừa đủ khác làm qua loa ở chỗ nào?
Làm vừa đủ là đạt đúng mức việc đó cần. Làm qua loa là chưa đạt mức cần. Biết mức cần của từng việc là chìa khoá để không làm thừa.
