Lần đầu làm quản lý, điều quan trọng nhất cần hiểu là việc của bạn đã đổi: không còn là tự mình làm giỏi, mà là giúp người khác làm giỏi. Từ đó mới tới những việc cụ thể như gặp riêng từng người đều đặn, giao việc thật rõ, góp ý sớm và cụ thể, và tập chịu không làm thay.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Người ta thường được lên quản lý vì làm giỏi việc chuyên môn. Rồi một sáng thức dậy, bạn có năm người trong nhóm, và bỗng nhận ra kỹ năng giúp mình được thăng chức lại không phải thứ mình cần nhất bây giờ. Tập này dành cho những tháng đầu bỡ ngỡ ấy.
Việc của mình đã đổi, nhưng tay vẫn quen làm
Cám dỗ lớn nhất của người mới làm quản lý là làm thay. Thấy bạn trong nhóm làm chậm, mình nghĩ thôi để mình làm cho nhanh. Một lần thì không sao. Nhưng nếu thành thói quen, bạn sẽ kiệt sức, còn nhóm thì không ai lớn lên được.
Hãy thử nhìn ngày làm việc của mình bằng câu hỏi khác. Không còn là hôm nay mình làm xong bao nhiêu việc, mà là hôm nay mình đã gỡ được vướng mắc gì cho người khác, giúp ai làm tốt hơn hôm qua.
Điều này lúc đầu rất khó chịu. Bạn sẽ thấy mình không còn sản phẩm cụ thể nào để cầm trên tay vào cuối ngày. Cảm giác vô ích ấy là bình thường, và nó qua đi khi bạn bắt đầu thấy nhóm mình chạy tốt hơn.
Vẫn có những lúc bạn phải xắn tay vào, nhất là khi gấp. Nhưng hãy làm có chủ ý, và sau đó dành thời gian chỉ lại cho người đáng lẽ làm việc đó.
Gặp riêng từng người, đều đặn
Một thói quen đơn giản mà hiệu quả là gặp riêng từng người trong nhóm, mỗi tuần hoặc hai tuần một lần, chừng mười lăm tới ba mươi phút. Không phải để giao việc, mà để nghe.
Bạn có thể hỏi những câu như dạo này việc gì đang làm bạn vướng nhất, có gì mình giúp được không, bạn muốn học thêm gì trong vài tháng tới. Rồi chủ yếu là im lặng và ghi chép.
Những buổi gặp nhỏ ấy giúp bạn biết chuyện sớm. Một người sắp nghỉ việc, một xung đột đang âm ỉ, một người đang có chuyện gia đình, thường lộ ra ở đây trước khi thành chuyện lớn.
Quan trọng là giữ lịch. Nếu cứ bận là huỷ, người trong nhóm sẽ hiểu rằng họ không quan trọng bằng mọi thứ khác. Có dời thì dời sang ngày gần nhất, đừng bỏ.
Giao việc sao cho người nhận hiểu đúng
Nhiều việc làm sai không phải vì người làm kém, mà vì người giao nói chưa rõ. Khi giao việc, hãy nói đủ bốn điều: kết quả mình mong muốn trông như thế nào, hạn chót là khi nào, người làm được tự quyết tới đâu, và ai cần được báo khi xong.
Sau khi giao, nhờ người nhận nói lại theo cách hiểu của họ. Nghe thì có vẻ thừa, nhưng chỉ vài câu đó thường lộ ra những chỗ hai bên hiểu khác nhau.
Với người mới, giao việc nhỏ trước, kiểm thường hơn. Với người đã vững, giao việc lớn hơn và lùi lại. Cùng một kiểu giao việc cho mọi người thì người mới sẽ hoảng, còn người giỏi sẽ thấy bị kèm quá chặt.
Và khi việc xong, đừng chỉ nhận rồi thôi. Nói một câu ghi nhận cụ thể, hoặc góp ý ngay khi còn nhớ. Đó là lúc người ta học được nhiều nhất.
Góp ý, khen, và quản lý người từng là bạn ngang hàng
Góp ý tốt thì cụ thể, sớm và riêng. Cụ thể nghĩa là nói về một việc đã xảy ra chứ không phải nhận xét con người. Sớm nghĩa là trong vài ngày, đừng để dồn tới cuối năm. Riêng nghĩa là không góp ý trước mặt cả nhóm.
Khen cũng cần cụ thể như vậy. Câu làm tốt lắm nghe dễ chịu nhưng nhanh quên. Câu bản tóm tắt em gửi khách hôm qua rất rõ, khách đọc xong đồng ý luôn thì người nghe nhớ lâu và biết nên lặp lại điều gì.
Khó nhất là khi bạn lên quản lý chính những người từng ngồi cạnh, từng đi ăn trưa, than phiền sếp cùng nhau. Hãy nói thẳng chuyện này trong buổi gặp riêng đầu tiên: mình vẫn quý bạn như trước, nhưng giờ có những việc mình phải quyết, mong bạn hiểu.
Bạn có thể vẫn thân, nhưng cần công bằng. Người trong nhóm nhìn rất kỹ xem bạn có ưu ái người quen cũ không.
Chăm sóc chính mình trong vai mới
Làm quản lý đôi khi cô đơn. Có những chuyện bạn không thể than với nhóm, cũng chưa đủ thân để nói với sếp. Hãy tìm một người cùng cấp ở bộ phận khác, hoặc một người đi trước, để thỉnh thoảng hỏi han, kể chuyện.
Bạn sẽ mắc lỗi: giao việc thiếu, góp ý vụng, quyết định sai. Đó là cái giá của việc học một nghề mới, vì quản lý thật sự là một nghề khác với nghề chuyên môn của bạn.
Mỗi tháng, dành một buổi ngắn nhìn lại: điều gì mình làm tốt, điều gì lần sau làm khác. Có thể hỏi thẳng nhóm: mình nên bớt làm gì, nên làm thêm gì để giúp các bạn tốt hơn.
Và giữ ranh giới giờ giấc cho mình. Quản lý mới hay nghĩ phải trả lời tin nhắn lúc nửa đêm mới là có trách nhiệm. Một người quản lý kiệt sức thì không giúp được ai lâu dài.
Câu hỏi thường gặp
Lần đầu làm quản lý nên bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu bằng việc gặp riêng từng người trong nhóm để hiểu họ đang làm gì, vướng ở đâu và mong muốn gì. Hiểu người trước rồi mới thay đổi cách làm.
Quản lý người lớn tuổi hơn mình thế nào?
Tôn trọng kinh nghiệm của họ, hỏi ý kiến trong những việc họ giỏi, và nói rõ vai trò của mỗi người. Phần lớn người có kinh nghiệm quý một quản lý biết lắng nghe hơn là biết ra lệnh.
Làm sao để không ôm hết việc của nhóm?
Mỗi khi định làm thay, hãy hỏi việc này có ai trong nhóm học được không. Giao việc kèm hướng dẫn và chấp nhận lần đầu chậm hơn là cách duy nhất để nhóm lớn lên.
Họp riêng với nhân viên nên nói gì?
Nên để nhân viên nói nhiều hơn: họ đang vướng gì, cần hỗ trợ gì, muốn phát triển điều gì. Người quản lý chủ yếu lắng nghe, ghi lại và hứa những việc mình làm được.
Người quản lý mới có nên thân thiết với nhân viên không?
Có thể thân thiện và quan tâm, nhưng cần công bằng với mọi người và giữ khoảng cách đủ để đưa ra quyết định khó. Thân mà thiên vị thì sẽ mất lòng cả nhóm.
