Một bộ hồ sơ xin việc được đọc tới cuối khi nó làm được bốn việc: ngắn gọn, nói ra kết quả cụ thể thay vì chép lại mô tả nhiệm vụ, được chỉnh riêng cho đúng vị trí đang tuyển, và sạch lỗi tới từng con số, từng cái tên. Không cần đẹp lộng lẫy, chỉ cần người đọc thấy ngay bạn hợp với việc này ở chỗ nào.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Nhiều người dành cả buổi tối chọn mẫu hồ sơ màu sắc, rồi gửi đi ba chục nơi mà không ai gọi lại. Thường vấn đề không nằm ở mẫu, mà ở chữ bên trong. Tập này mình cùng ngồi sửa lại hồ sơ của bạn, từng phần một.
Người đọc hồ sơ của bạn đang ngồi ở đâu?
Trước khi viết, hãy hình dung người sẽ đọc. Đó thường là một người làm tuyển dụng hoặc một trưởng nhóm đang bận, trước mặt là cả chồng hồ sơ cho cùng một vị trí. Họ không đọc từng chữ. Họ lướt phần đầu trang, nhìn tên chức danh, tên nơi làm cũ, vài dòng kết quả, rồi quyết định có đọc tiếp hay không.
Vì vậy một phần ba đầu trang là phần đáng giá nhất. Nếu bạn để ở đó một đoạn mục tiêu nghề nghiệp chung chung kiểu mong muốn được làm việc trong môi trường năng động để phát triển bản thân, bạn vừa dùng chỗ đẹp nhất để nói một câu ai cũng nói.
Thay vào đó, hãy viết hai ba dòng tóm tắt thật: bạn làm nghề gì, bao nhiêu năm, mạnh nhất ở việc gì, và một kết quả bạn tự hào. Người đọc xong ba dòng ấy đã biết có nên đọc tiếp.
Giữ trong đầu hình ảnh người đọc bận rộn ấy suốt lúc viết. Mỗi khi định thêm một dòng, hãy tự hỏi: dòng này giúp họ quyết định nhanh hơn, hay chỉ làm hồ sơ dày thêm.
Viết kết quả, đừng chép mô tả công việc
Lỗi phổ biến nhất là phần kinh nghiệm chỉ liệt kê nhiệm vụ: phụ trách chăm sóc khách hàng, tham gia các dự án của phòng, hỗ trợ trưởng nhóm. Những câu này đúng, nhưng ai ngồi ghế đó cũng viết được như vậy. Nó không cho thấy bạn làm tốt hay làm tàm tạm.
Hãy viết theo khuôn ba bước: mình đã làm gì, làm bằng cách nào, và kết quả ra sao. Chẳng hạn thay vì phụ trách chăm sóc khách hàng, bạn viết: lập lại cách trả lời thư khách, rút thời gian phản hồi từ hai ngày xuống trong ngày, nhờ vậy số khách phàn nàn giảm rõ trong quý sau. Con số trong ví dụ này là để minh hoạ, còn khi viết hồ sơ thật, bạn chỉ ghi con số mình chắc chắn.
Không phải nghề nào cũng có số đẹp để khoe. Khi không có số, hãy nói thay đổi cụ thể: được giao kèm hai bạn mới vào nghề, cả hai qua thử việc; được chọn đại diện nhóm trình bày với khách lớn. Những chi tiết ấy cho thấy người khác đã tin bạn.
Một mẹo nhỏ là mở đầu mỗi dòng bằng một động từ mạnh: lập, giảm, mở, đào tạo, dựng. Đọc lên nghe chắc và gọn hơn hẳn so với cụm tham gia vào việc hay có trách nhiệm trong việc.
Mỗi vị trí một bản hồ sơ riêng
Gửi cùng một bản hồ sơ cho mọi nơi giống như mặc cùng một bộ đồ đi đám cưới, đi rẫy và đi phỏng vấn. Mất thêm hai mươi phút chỉnh cho từng vị trí thường đáng công hơn gửi thêm mười nơi bằng bản chung.
Cách làm đơn giản: in hoặc chép tin tuyển dụng ra, gạch dưới những kỹ năng và kết quả họ nhắc nhiều nhất. Rồi mở hồ sơ của bạn, đưa những kinh nghiệm khớp với các chữ đó lên trước, dùng đúng từ họ dùng nếu nó mô tả đúng việc bạn đã làm.
Một số công ty dùng phần mềm lọc hồ sơ theo từ khoá trước khi người thật đọc. Bạn không cần lách hay nhồi chữ, chỉ cần gọi tên kỹ năng rõ ràng thay vì nói vòng. Viết thẳng kế toán công nợ thay vì phụ trách mảng tiền nong với đối tác.
Những gì không liên quan tới vị trí này thì rút gọn lại một dòng hoặc bỏ hẳn. Bỏ bớt không làm bạn kém đi, nó làm phần quan trọng sáng lên.
Gọn, sạch, dễ đọc trên mọi màn hình
Với phần lớn người đi làm vài năm, một tới hai trang là vừa. Người mới ra trường thì một trang thường là đủ. Dài hơn không làm bạn có vẻ giàu kinh nghiệm hơn, chỉ làm người đọc dễ bỏ sót phần hay.
Chọn một phông chữ đơn giản, cỡ chữ đủ lớn để đọc trên điện thoại, vì nhiều người đọc hồ sơ ngay trên máy của họ lúc đang di chuyển. Để khoảng trắng giữa các phần, đừng ép chữ kín trang cho bằng được.
Thông tin liên lạc cần đúng và nghiêm túc: số điện thoại bạn thật sự nghe máy, một địa chỉ thư điện tử có tên bạn chứ không phải biệt danh thời đi học. Tên tệp gửi đi cũng nên có họ tên và vị trí ứng tuyển, để người nhận không phải đoán.
Nếu nơi tuyển yêu cầu thư giới thiệu đi kèm, hãy viết ngắn, chừng ba đoạn: vì sao bạn quan tâm tới chỗ này, bạn mang tới được gì, và lời cảm ơn. Đừng chép lại nguyên hồ sơ vào thư.
Kiểm lỗi trước khi bấm gửi
Có những hồ sơ tốt bị loại chỉ vì một lỗi nhỏ mà ai đọc cũng thấy. Phổ biến nhất là dùng lại thư cũ mà quên sửa tên công ty, thành ra gửi cho nơi này mà lại viết rất mong được gia nhập nơi kia.
Hãy đọc to hồ sơ một lượt. Đọc to giúp bạn nghe ra câu lủng củng, chữ thiếu dấu, chữ lặp. Rồi nhờ một người bạn tin cậy đọc giúp, tốt nhất là người từng tuyển người, vì họ nhìn bằng con mắt của người đọc.
Kiểm lại những thứ hay sai: ngày tháng làm việc có khớp nhau không, tên trường, tên chức danh, số điện thoại. Lưu và gửi dưới dạng tệp giữ nguyên định dạng, mở thử trên điện thoại một lần trước khi gửi.
Cuối cùng, giữ một bảng ghi lại mình đã gửi đi đâu, ngày nào, bản hồ sơ nào. Khi có người gọi lại, bạn biết ngay họ đang cầm bản nào trên tay và chuẩn bị đúng câu chuyện.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ xin việc nên dài mấy trang?
Với phần lớn người đi làm vài năm, một tới hai trang là vừa; người mới ra trường thường chỉ cần một trang. Điều quan trọng là phần đầu trang đủ sức thuyết phục để người đọc muốn đọc tiếp.
Có nên ghi mục tiêu nghề nghiệp vào hồ sơ không?
Nếu chỉ là câu chung chung thì không nên. Thay vào đó, hãy viết hai ba dòng tóm tắt về nghề, số năm kinh nghiệm, thế mạnh và một kết quả cụ thể.
Không có thành tích bằng số thì viết thế nào?
Hãy kể thay đổi cụ thể bạn tạo ra hoặc sự tin tưởng bạn nhận được, như được giao kèm người mới, được chọn làm đầu mối với khách. Đừng bịa con số cho đẹp.
Hồ sơ có cần ảnh chân dung không?
Tuỳ ngành và tuỳ yêu cầu của nơi tuyển. Nếu dùng, chọn ảnh rõ mặt, nền đơn giản, trang phục lịch sự; nếu tin tuyển dụng không đòi thì có thể không cần.
Gửi hồ sơ rồi bao lâu thì nên hỏi lại?
Thường sau khoảng một tới hai tuần chưa thấy phản hồi, bạn có thể gửi một lời hỏi thăm ngắn, lịch sự. Nếu vẫn im lặng, hãy dồn sức cho những nơi khác.
