Làm việc với một người sếp khó tính sẽ dễ thở hơn khi bạn làm bốn việc: hiểu sếp đang chịu áp lực gì và ưu tiên điều gì, báo cáo đúng kiểu sếp dễ đọc, xác nhận mọi yêu cầu quan trọng bằng văn bản, và giữ ranh giới rõ khi khó tính đã thành xúc phạm. Không phải để chiều sếp, mà để bạn làm việc đỡ mệt.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Có người sợ tiếng điện thoại reo vì biết đầu dây bên kia là sếp. Có người cứ gửi báo cáo là bị trả về, sửa ba lần vẫn chưa xong. Tập này dành cho bạn, nếu bạn đang ở trong những ngày như thế.
Khó tính kiểu nào, và đâu là lằn ranh
Không phải sếp khó tính nào cũng giống nhau. Có người kỹ tính tới từng dấu phẩy. Có người nóng nảy, nói to rồi quên ngay. Có người hay đổi ý, sáng bảo thế này chiều bảo thế khác. Có người chẳng bao giờ khen, chỉ lên tiếng khi có lỗi.
Gọi đúng kiểu giúp bạn chọn cách ứng xử. Người kỹ tính cần bạn kiểm kỹ trước khi nộp. Người hay đổi ý cần bạn ghi lại từng lần thay đổi. Người ít khen thì bạn cần tìm sự ghi nhận ở chỗ khác, và đừng lấy sự im lặng của họ làm thước đo giá trị của mình.
Nhưng cũng cần nói rõ một lằn ranh. Khó tính là đòi hỏi cao về công việc. Còn chửi mắng, sỉ nhục trước mặt người khác, đe doạ, bắt làm việc sai trái thì không còn là khó tính nữa, đó là hành vi không chấp nhận được.
Phần lớn tập này nói về kiểu khó tính thứ nhất. Kiểu thứ hai mình sẽ nói riêng ở cuối, vì cách đối diện hoàn toàn khác.
Sếp cũng có sếp: hiểu áp lực phía trên
Khi bị trả bài nhiều lần, ta dễ nghĩ sếp ghét mình. Thật ra rất nhiều khi sếp đang bị ép từ phía trên: chỉ tiêu tháng này, một khách hàng lớn đang phàn nàn, một cuộc họp với ban giám đốc sáng mai. Sự khó chịu ấy rơi xuống người gần nhất.
Hiểu điều đó không có nghĩa là chấp nhận bị trút giận. Nhưng nó giúp bạn bớt nhận mọi lời cáu kỉnh về mình, và biết cách làm cho sếp yên tâm hơn.
Một câu hỏi đơn giản có sức mạnh lớn: trong việc này, điều anh chị lo nhất là gì. Câu trả lời cho bạn biết nên dồn sức vào đâu. Có khi sếp không cần báo cáo dài, chỉ cần chắc rằng con số gửi khách không sai.
Bạn cũng có thể để ý xem lúc nào sếp dễ nói chuyện nhất. Có người sáng sớm còn thoải mái, có người phải sau giờ họp mới nghe được. Chọn đúng lúc đề xuất, kết quả có thể khác hẳn.
Báo cáo đúng kiểu sếp đọc
Nhiều báo cáo bị trả về không phải vì sai, mà vì sếp phải đọc hết ba trang mới biết kết luận. Hãy đặt điều quan trọng nhất lên đầu: kết quả là gì, cần sếp quyết định gì, có rủi ro gì. Chi tiết để phía dưới cho ai cần thì đọc.
Mỗi người có một kiểu tiếp nhận. Có sếp thích nhìn số, có sếp thích nghe kể bằng lời, có sếp chỉ đọc tin nhắn ngắn. Để ý xem bản báo cáo nào được khen, lời nhắn nào được trả lời nhanh, rồi làm theo khuôn ấy.
Tin xấu thì báo sớm. Người sếp khó tính nhất thường là người ghét bị bất ngờ nhất. Báo sớm kèm một phương án xử lý, dù chưa hoàn hảo, luôn tốt hơn giấu tới phút chót.
Và trước khi nộp, hãy tự đọc lại bằng con mắt của sếp. Những lỗi mà lần trước sếp đã nhắc, đừng để lần thứ hai. Một người kỹ tính sẽ nhớ rất lâu những lỗi lặp lại.
Xác nhận lại bằng văn bản
Với người hay đổi ý hoặc giao việc bằng miệng lúc vội, cách bảo vệ cả hai bên là ghi lại. Sau mỗi lần được giao việc quan trọng, nhắn lại một tin ngắn: em xin nhắc lại, việc là thế này, hạn là ngày này, kết quả cần có là như vậy, anh chị xem em hiểu đúng chưa.
Mục đích không phải để bắt lỗi sếp, mà để hai người cùng nhìn vào một thứ. Rất nhiều cuộc cãi nhau xảy ra chỉ vì mỗi người nhớ một kiểu.
Khi sếp đổi yêu cầu, cũng nhắn lại: em ghi nhận thay đổi này, như vậy hạn cũ có cần dời không. Câu hỏi nhẹ nhàng ấy giúp sếp thấy cái giá của việc đổi ý mà không ai phải mất mặt.
Lưu những trao đổi ấy ở một chỗ dễ tìm. Hầu hết thời gian bạn không cần tới chúng. Nhưng khi cần, bạn sẽ mừng vì đã có.
Khi khó tính đã thành xúc phạm
Nếu bạn bị chửi mắng nặng lời, bị sỉ nhục trước đồng nghiệp, bị đe doạ, hoặc bị ép làm điều trái pháp luật, thì cách ứng xử ở trên không còn đủ. Điều đầu tiên là ghi lại: ngày giờ, lời nói, ai chứng kiến.
Khi đã bình tĩnh, hãy nói riêng với sếp một cách rõ ràng: em sẵn sàng nghe góp ý về công việc, nhưng em mong anh chị không nói với em bằng những lời như vậy. Có người chỉ cần được nói thẳng một lần là thay đổi.
Nếu không thay đổi, hãy tìm tới bộ phận nhân sự hoặc cấp trên của sếp, mang theo những gì đã ghi lại. Tìm hiểu quyền lợi của mình theo hợp đồng và luật lao động, hỏi ý kiến công đoàn hoặc người có chuyên môn nếu cần.
Và hãy cho phép mình nghĩ tới chuyện rời đi. Một công việc không đáng để bạn đánh đổi sức khoẻ tinh thần trong nhiều năm. Rời một nơi như thế không phải là thua.
Câu hỏi thường gặp
Sếp hay đổi ý thì nên làm gì?
Sau mỗi lần giao việc hoặc đổi yêu cầu, hãy nhắn lại tóm tắt và hỏi hạn chót có cần điều chỉnh không. Cách này giúp hai bên cùng hiểu một việc và bớt hiểu lầm.
Làm sao biết sếp đánh giá mình thế nào khi sếp không bao giờ khen?
Hãy chủ động xin một buổi trao đổi ngắn định kỳ và hỏi thẳng điều mình đang làm tốt và điều cần cải thiện. Câu hỏi cụ thể thường nhận được câu trả lời cụ thể.
Có nên nói chuyện thẳng với sếp khó tính không?
Nên, nếu bạn chọn đúng lúc, nói riêng và tập trung vào công việc thay vì tính cách. Nói về việc cụ thể và đề xuất cách làm giúp cuộc trao đổi dễ đi tới kết quả hơn.
Bị sếp mắng trước mặt đồng nghiệp thì phản ứng ra sao?
Giữ bình tĩnh, không cãi lại ngay giữa đám đông, sau đó xin nói chuyện riêng. Nếu việc đó lặp lại hoặc có lời lẽ xúc phạm, hãy ghi lại và báo bộ phận nhân sự.
Khi nào nên nghỉ việc vì sếp?
Khi bạn đã thử điều chỉnh mà tình hình không đổi, khi bị xúc phạm hoặc ép làm sai, hoặc khi sức khoẻ tinh thần sa sút rõ rệt. Lúc đó nên chuẩn bị kế hoạch để rời đi an toàn.
