Cách giữ tập trung hiệu quả nhất khi điện thoại báo liên tục là đừng đấu với nó bằng ý chí, mà sắp lại môi trường: tắt những thông báo không cần, để máy ra khỏi tầm tay trong lúc làm việc khó, và gom việc trả lời tin nhắn vào vài khung giờ cố định trong ngày.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Bạn có để ý rằng nhiều khi điện thoại chưa rung, tay mình đã cầm lên rồi không. Tập này nói về chuyện đó: vì sao sự tập trung bây giờ khó giữ đến thế, và những thay đổi nhỏ mà người đi làm có thể thử từ chiều nay.
Một lần liếc điện thoại tốn bao nhiêu?
Liếc điện thoại chỉ mất vài giây, nên ta nghĩ nó vô hại. Nhưng cái tốn không nằm ở mấy giây đó. Nó nằm ở khoảng thời gian đầu óc cần để quay lại đúng chỗ đang nghĩ dở.
Khi đang viết một đoạn khó, trong đầu bạn giữ cùng lúc nhiều thứ: ý trước, ý sau, cách nối hai ý. Một tin nhắn chen vào, dù chỉ đọc lướt, làm đống ý đó rơi bớt. Quay lại, bạn phải đọc lại đoạn vừa viết, nhặt lại từng mảnh.
Thêm nữa, tin nhắn hay để lại dư âm. Đọc thấy khách phàn nàn, dù chưa trả lời, đầu óc vẫn vương vấn. Bạn ngồi trước tài liệu mà một phần tâm trí đang soạn câu trả lời cho khách.
Cộng dồn cả ngày, những lần ngắt quãng nhỏ đó giải thích vì sao có hôm ngồi tám tiếng mà chẳng xong việc gì đáng kể, còn có hôm chỉ cần hai tiếng yên tĩnh là xong cả một phần lớn.
Dọn thông báo: việc làm một lần, lợi cả năm
Mở phần cài đặt thông báo và đi qua từng ứng dụng. Với mỗi cái, hỏi một câu: nếu thông báo này đến chậm một giờ, có chuyện gì xấu xảy ra không. Với phần lớn ứng dụng mua sắm, mạng xã hội, trò chơi, tin tức, câu trả lời là không.
Giữ lại thông báo của cuộc gọi, tin nhắn từ người thân và những kênh công việc thật sự cần phản hồi nhanh. Phần còn lại tắt hẳn, hoặc để im lặng không hiện lên màn hình.
Nhiều điện thoại có chế độ tập trung, cho phép chỉ một số người gọi được trong khung giờ nhất định. Đặt cho người nhà và sếp trực tiếp được phép, còn lại chờ. Nếu ai đó thật sự gấp, họ sẽ gọi.
Việc dọn này mất chừng hai mươi phút. Nó là một trong những việc có lợi nhất bạn có thể làm cho sự tập trung của mình, vì nó tự làm việc thay bạn mỗi ngày mà không cần nhớ.
Khung giờ trả lời tin nhắn và khối thời gian làm việc
Thay vì trả lời ngay mọi tin, thử chọn ba bốn thời điểm cố định trong ngày để xử lý tin nhắn và thư: chín giờ, mười hai giờ, ba giờ, năm giờ chẳng hạn. Giữa các mốc đó, bạn làm việc của mình.
Ban đầu sẽ thấy bồn chồn, sợ lỡ việc. Thật ra hầu hết tin nhắn công việc không cần trả lời trong năm phút. Người gửi quen với nhịp của bạn sau vài tuần, nhất là khi bạn trả lời đầy đủ và đúng hẹn.
Với việc cần suy nghĩ, như viết đề xuất, làm số liệu, học bài, hãy dành riêng những khối thời gian dài, chừng sáu mươi tới chín mươi phút. Trong khối đó, điện thoại để ở phòng khác hoặc trong túi xách, không chỉ úp mặt xuống bàn.
Vì sao phải để xa. Vì chỉ cần thấy cái máy trong tầm mắt, một phần đầu óc vẫn để dành sự chú ý cho nó. Để xa thì não thôi canh.
Nói với người xung quanh về cách mình làm việc
Tập trung không chỉ là chuyện của riêng mình. Nếu đồng nghiệp quen việc bạn trả lời trong một phút, họ sẽ bất ngờ khi bạn im một tiếng. Hãy nói trước: buổi sáng mình làm việc cần tập trung tới mười giờ, có gì gấp thì gọi điện nhé.
Ở nhà cũng vậy. Một anh làm thiết kế tự do kể rằng anh treo một chiếc khăn ở tay nắm cửa phòng làm việc. Khăn treo nghĩa là đang làm, vợ con biết mà chờ một chút, trừ khi có việc gấp. Một quy ước nhỏ, nhưng nó giúp cả nhà tôn trọng nhau.
Nếu bạn làm quản lý, cách bạn dùng điện thoại sẽ thành chuẩn của cả nhóm. Sếp nhắn lúc mười một giờ đêm, dù không đòi trả lời, nhân viên vẫn thấy áp lực. Hẹn giờ gửi tin vào sáng hôm sau là một cách tôn trọng.
Khi mọi người hiểu nhịp của nhau, bạn không cần trả lời ngay để chứng minh mình có trách nhiệm.
Khi cơn thèm cầm máy vẫn tới
Dù đã dọn thông báo, sẽ có lúc bạn tự với tay lấy máy, nhất là khi gặp đoạn khó. Đó là cơn thèm thoát khỏi khó chịu, giống như chuyện trì hoãn.
Khi cơn thèm tới, thử chờ mười hơi thở. Không cấm, chỉ hoãn. Thường sau mười hơi thở, cơn thèm dịu xuống, và bạn quay lại được với việc.
Có thể để sẵn một tờ giấy bên cạnh. Mỗi khi chợt nhớ ra cần tra gì, cần nhắn ai, ghi vào đó thay vì cầm máy làm ngay. Hết khối thời gian, bạn xử lý cả danh sách một lượt.
Và hãy dành cho mình những lúc được lướt điện thoại thoải mái, không áy náy. Mục tiêu không phải sống như ẩn sĩ, mà là để chiếc máy làm việc cho mình chứ không phải mình chạy theo nó.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tắt hẳn thông báo mạng xã hội?
Với đa số người đi làm thì nên. Mạng xã hội hiếm khi có tin cần phản hồi ngay. Bạn vẫn vào xem được vào giờ nghỉ, chỉ là chủ động thay vì bị kéo vào.
Để điện thoại úp mặt trên bàn có đủ không?
Úp mặt giúp bớt thấy màn hình sáng, nhưng máy trong tầm tay vẫn kéo một phần sự chú ý. Với việc cần nghĩ sâu, để máy ở phòng khác hoặc trong túi xách sẽ hiệu quả hơn.
Làm sao không lỡ việc gấp khi tắt thông báo?
Dùng chế độ tập trung cho phép người thân và người quản lý trực tiếp gọi được, và báo trước với đồng nghiệp rằng việc gấp thì gọi điện thay vì nhắn tin.
Học sinh dùng cách này có được không?
Rất hợp. Học từng khối chừng bốn mươi lăm phút, điện thoại để ngoài phòng, nghỉ mười phút được xem máy. Cha mẹ có thể cùng làm để con thấy đây là thói quen của cả nhà.
Bao lâu thì quen làm việc ít cầm điện thoại?
Thường mất vài tuần. Những ngày đầu sẽ bồn chồn, sau đó đầu óc quen với khối thời gian yên tĩnh và bạn sẽ thấy khó chịu khi bị ngắt quãng hơn là khi không được cầm máy.
