Muốn qua một ngày bận rộn mà tối về vẫn còn sức, hãy chọn trước từ một tới ba việc quan trọng nhất, đặt chúng vào khung giờ bạn tỉnh táo nhất, chừa khoảng trống cho việc phát sinh, và nghỉ ngắn thật sự giữa các quãng làm. Một ngày mệt thường không do nhiều việc, mà do làm việc không theo nhịp sức của mình.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Nếu buổi tối của bạn thường là nằm dài ra ghế, đầu óc trống rỗng, không còn sức chơi với con hay nấu một bữa tử tế, tập này dành cho bạn. Mình không nói chuyện làm nhiều hơn, mà nói chuyện làm sao để còn lại một chút cho chính mình.
Danh sách dài hai mươi việc làm ta mệt ra sao?
Rất nhiều người bắt đầu ngày bằng một danh sách dài. Nhìn vào đó, việc nào cũng có vẻ cần làm, nên ta làm việc nào dễ trước, gạch được nhiều dòng cho đỡ áy náy. Cuối ngày gạch được mười lăm dòng, nhưng việc quan trọng nhất vẫn nằm nguyên.
Danh sách dài còn gây một kiểu mệt khác: mỗi lần nhìn vào là một lần phải chọn. Chọn liên tục cả ngày làm đầu óc mỏi, giống như cơ bắp bị dùng mãi một động tác.
Cách sửa đơn giản là tách làm hai. Một danh sách đầy đủ để ghi nhớ, cất ở đâu đó. Và một tờ nhỏ chỉ có từ một tới ba việc chính của hôm nay, để trước mặt.
Câu hỏi để chọn là: nếu hôm nay chỉ làm xong ba việc, việc nào làm mình thấy ngày này đáng giá. Đó là ba việc của tờ giấy nhỏ.
Xếp việc theo giờ tỉnh táo của chính mình
Mỗi người có những giờ đầu óc sáng nhất. Với nhiều người đó là buổi sáng trước khi bị cuốn vào họp hành. Có người lại tỉnh nhất vào đầu giờ chiều hay tối muộn. Hãy để ý vài ngày xem khi nào bạn làm việc khó dễ nhất.
Rồi đặt việc quan trọng nhất vào đúng khung đó, và bảo vệ nó. Đừng dùng giờ vàng để trả lời thư hay sắp xếp tệp. Những việc đó làm vào lúc đầu óc mỏi vẫn được.
Những việc cần ít suy nghĩ như gọi điện xác nhận, nhập liệu, đi chợ, dồn vào khung giờ bạn hay uể oải. Lúc đó chúng vừa sức, và bạn cũng không phí giờ tỉnh táo.
Một chị chủ tiệm bánh kể rằng chị từng làm sổ sách lúc tối muộn sau khi đóng cửa, lần nào cũng sai. Chị đổi sang làm sổ lúc năm giờ sáng trước khi nhồi bột, sai sót giảm hẳn, và tối được đi ngủ sớm.
Chừa khoảng trống: lịch kín là lịch dễ vỡ
Lịch xếp kín từ sáng tới chiều trông rất hiệu quả, nhưng chỉ cần một cuộc họp kéo dài là mọi thứ phía sau trượt theo. Bạn chạy đuổi cả ngày và tối về mệt rã.
Hãy chừa ra những khoảng trống, chừng mười lăm phút giữa các việc lớn và một khoảng dài hơn vào buổi chiều. Nếu không có gì phát sinh, bạn dùng nó để thở hoặc làm việc nhỏ. Nếu có, bạn đã có chỗ cho nó.
Ước lượng thời gian cũng cần thật thà. Phần lớn chúng ta nghĩ một việc mất nửa giờ trong khi thực tế mất gần một giờ. Thử ghi lại vài lần xem việc quen thuộc của mình thật sự mất bao lâu, rồi lên lịch theo con số đó.
Khoảng trống không phải sự lười biếng. Nó là phần đệm để một ngày có sự cố vẫn chạy được mà không làm bạn kiệt sức.
Nghỉ ngắn thế nào mới là nghỉ thật?
Nhiều người nghỉ giải lao bằng cách lướt điện thoại. Đầu óc vẫn tiếp nhận thông tin liên tục, nên năm phút đó không làm bạn đỡ mệt, có khi còn mệt hơn.
Nghỉ thật là cho đầu óc và cơ thể đổi trạng thái. Đứng dậy rót nước, đi ra hành lang, nhìn xa ra cửa sổ, vươn vai, rửa mặt. Chỉ cần vài phút như vậy sau mỗi quãng làm dài là đủ khác biệt.
Bữa trưa cũng đáng được nghỉ thật. Ăn trước máy tính vừa không ngon vừa không nghỉ. Nếu được, hãy ra khỏi bàn, ăn chậm, trò chuyện với đồng nghiệp về chuyện không liên quan tới công việc.
Có người áy náy khi nghỉ vì sợ bị coi là lười. Nhưng người nghỉ đúng lúc thường làm buổi chiều tốt hơn hẳn người cố ngồi suốt. Nghỉ là một phần của làm việc, không phải phần thưởng khi xong việc.
Khép một ngày cho gọn để tối được nghỉ
Cuối giờ làm, dành mười phút khép ngày. Nhìn lại ba việc chính: xong chưa, dở ở đâu. Ghi lại bước tiếp theo cho việc dở. Viết ra ba việc chính cho ngày mai.
Việc này nghe nhỏ nhưng có tác dụng lớn với buổi tối. Khi mọi thứ dở dang đã được ghi lại, đầu óc yên tâm buông ra, không còn lởn vởn những câu hỏi kiểu mai làm gì trước.
Nếu làm việc ở nhà, hãy có một hành động báo hiệu kết thúc: gập máy tính cất vào túi, tắt đèn bàn, thay bộ quần áo khác. Ranh giới giữa làm việc và nghỉ ngơi ở nhà rất mỏng, nên cần một dấu hiệu rõ.
Một ngày tốt không phải ngày bạn làm được nhiều nhất, mà là ngày bạn làm được việc quan trọng và còn sức cho người mình thương. Đó là thứ đáng để sắp xếp.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao làm ít việc mà vẫn mệt?
Thường vì phải chuyển việc liên tục, bị ngắt quãng nhiều và phải ra quyết định nhỏ cả ngày. Những thứ đó làm đầu óc mỏi dù số việc xong không nhiều.
Có nên làm việc khó nhất vào buổi sáng?
Nên đặt việc khó vào lúc bạn tỉnh táo nhất. Với nhiều người đó là buổi sáng, nhưng nếu bạn tỉnh nhất vào buổi chiều hay tối thì cứ theo nhịp của mình.
Nghỉ ngắn bao lâu là đủ?
Vài phút sau mỗi quãng làm chừng một giờ thường đã có ích, miễn là nghỉ thật như đứng dậy, uống nước, nhìn xa, chứ không chuyển sang lướt điện thoại.
Làm sao khi việc phát sinh phá hết kế hoạch?
Chừa sẵn khoảng trống trong lịch, và khi việc gấp tới, hỏi xem nó có thật sự gấp hơn việc chính không. Nếu có, dời việc chính sang khung khác và ghi lại ngay.
Mẹ bỉm sữa sắp xếp ngày thế nào cho đỡ mệt?
Chọn một việc chính mỗi ngày thay vì ba, tận dụng giờ con ngủ cho việc cần tập trung, nhờ người nhà chia việc và chấp nhận nhà cửa không cần hoàn hảo.
