Cách bớt quên việc hiệu quả nhất là ghi mọi việc cần làm vào đúng một chỗ, ghi ngay khi nó xuất hiện, và xem lại chỗ đó mỗi sáng. Khi đầu óc biết rằng mọi thứ đã nằm an toàn trên giấy, nó thôi phải nhắc mình liên tục, và cảm giác rối bời cũng dịu đi.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Một anh làm thiết kế tự do kể rằng anh có ghi chép đấy chứ: một ít trong điện thoại, một ít trên giấy dán, một ít trong tin nhắn tự gửi cho mình, một ít trên lịch, còn lại thì trong đầu. Kết quả là việc nào cũng có chỗ ghi, mà lúc cần thì không biết tìm ở đâu. Tập này kể về cái chỗ duy nhất mà anh tìm ra sau đó.
Vì sao đầu óc không phải chỗ tốt để nhớ việc?
Đầu óc mình giỏi suy nghĩ, sáng tạo, giải quyết vấn đề, nhưng không giỏi làm sổ ghi. Nó nhắc mình mua nước mắm lúc đang họp, nhắc gọi cho thợ lúc đang tắm, rồi im lặng đúng lúc mình đứng trong cửa hàng.
Mỗi việc chưa ghi giống một chiếc chuông nhỏ treo trong đầu, lâu lâu lại rung lên. Mười việc là mười chiếc chuông. Cảm giác bồn chồn, sợ quên gì đó, mà không biết là gì, thường đến từ những chiếc chuông này.
Khi ghi việc ra ngoài và tin rằng sẽ xem lại, đầu óc mới chịu tháo chuông xuống. Nhiều người kể rằng chỉ cần ngồi viết hết mọi thứ đang lởn vởn trong đầu ra giấy, họ đã thấy nhẹ hơn hẳn, dù chưa làm việc nào.
Điều quan trọng là phải tin được chỗ ghi đó. Mà muốn tin, nó phải là một chỗ, không phải năm chỗ.
Chọn một chỗ duy nhất, giấy hay điện thoại đều được
Không có công cụ nào là tốt nhất. Có người hợp với cuốn sổ nhỏ bỏ túi, có người hợp với ghi chú trên điện thoại, có người hợp với tờ giấy kẹp trên bàn. Hãy chọn thứ bạn luôn mang theo hoặc luôn ở gần.
Điều kiện duy nhất: mọi việc đều vào đó. Việc nhà, việc cơ quan, việc của con, việc cho chính mình. Nếu việc cơ quan một chỗ, việc nhà một chỗ, thì sẽ có lúc chỗ này quên chỗ kia.
Nếu lỡ ghi ở nơi khác, như giấy dán ở tủ lạnh hay tin nhắn tự gửi, thì cuối ngày chép về chỗ chính. Coi những nơi khác chỉ là trạm trung chuyển.
Lịch hẹn có giờ cố định có thể để trong lịch, nhưng danh sách việc vẫn nên một chỗ. Lịch trả lời câu khi nào phải ở đâu, còn danh sách trả lời câu còn những việc gì phải làm.
Ghi ngay, và ghi thành việc làm được
Việc xuất hiện lúc nào thì ghi lúc đó, mất không tới nửa phút. Đừng tự nhủ để lát ghi, vì lát nữa thường là không bao giờ.
Cách ghi cũng quan trọng. Ghi sinh nhật mẹ thì mơ hồ, đến lúc đọc lại không biết phải làm gì. Ghi đặt bánh sinh nhật mẹ ở tiệm đầu ngõ trước thứ năm thì rõ ràng, đọc là biết bước tiếp theo.
Mỗi dòng nên bắt đầu bằng một động từ: gọi, mua, gửi, hỏi, đặt. Động từ biến một nỗi lo thành một hành động. Nhìn danh sách đầy động từ dễ bắt tay hơn nhìn danh sách đầy danh từ.
Với việc lớn, ghi bước đầu tiên thôi. Thay vì ghi làm hồ sơ xin học bổng cho con, ghi tìm danh sách giấy tờ cần nộp. Bước đầu nhỏ thì dễ bắt đầu, và xong bước này mới nghĩ tới bước sau.
Xem lại mỗi sáng và mỗi tuần
Mỗi sáng, dành năm phút đọc lại danh sách. Chọn ra vài việc sẽ làm hôm nay, đánh dấu. Những việc còn lại để đó, đầu óc yên tâm là chúng chưa bị quên.
Cuối mỗi tuần, ngồi lâu hơn một chút. Gạch những việc đã xong, chép những việc còn dở sang trang mới, bỏ những việc không còn cần thiết. Danh sách cần được dọn, không thì nó dài mãi và trở nên đáng sợ.
Không cần làm hết mọi việc trong danh sách. Danh sách không phải bản án, mà là tấm bản đồ. Có việc sẽ nằm đó vài tuần, có việc sẽ bị xoá vì không còn quan trọng. Đó là bình thường.
Cảm giác gạch một dòng khi làm xong là phần thưởng nhỏ đáng giữ. Nhiều người thích danh sách giấy chính vì được cầm bút gạch ngang, thấy ngày của mình có kết quả.
Những cái bẫy hay gặp
Bẫy thứ nhất là tìm công cụ hoàn hảo. Nhiều người dành hàng tuần thử hết ứng dụng này tới ứng dụng khác, mua sổ đẹp, nghiên cứu cách ghi, mà chưa thật sự ghi việc nào. Công cụ đơn giản nhất bạn chịu dùng chính là công cụ tốt nhất.
Bẫy thứ hai là ghi quá chi tiết, chia màu, chia nhãn, chia mức ưu tiên. Hệ thống phức tạp quá thì việc ghi chép thành một việc nữa phải làm, và sẽ bị bỏ.
Bẫy thứ ba là ghi mà không xem. Danh sách không ai đọc lại cũng giống không có danh sách. Gắn việc xem lại với một thói quen có sẵn, như lúc pha cà phê buổi sáng, để không phải nhớ.
Bẫy cuối cùng là tự trách khi danh sách dài. Danh sách dài chỉ có nghĩa là cuộc sống của bạn có nhiều việc, chứ không có nghĩa bạn kém. Hãy nhìn vào những dòng đã gạch, chúng cũng là bằng chứng.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng sổ giấy hay ứng dụng ghi chú?
Tuỳ thói quen của bạn. Sổ giấy giúp tập trung và thích hợp với người hay ngồi bàn, ứng dụng tiện khi di chuyển nhiều. Điều quan trọng là chỉ chọn một chỗ chính và dùng đều đặn.
Ghi chép có giúp đỡ căng thẳng không?
Nhiều người thấy nhẹ đầu hơn khi viết những việc đang lo ra giấy, vì không còn phải cố nhớ. Nếu căng thẳng kéo dài và ảnh hưởng tới giấc ngủ hay sức khoẻ, nên tìm tới chuyên gia.
Danh sách quá dài làm mình nản thì làm sao?
Mỗi sáng chỉ chọn ba việc cho hôm nay và chép riêng ra, phần còn lại để ở danh sách chính. Nhìn vào ba việc dễ thở hơn nhìn vào ba mươi việc.
Có nên ghi việc của cả gia đình chung một chỗ?
Lịch chung của gia đình thì nên có một chỗ ai cũng xem được. Còn danh sách việc riêng của mỗi người nên để người đó tự quản lý, để tránh cảm giác bị giao việc.
Ghi xong vẫn quên xem thì làm sao?
Gắn việc xem danh sách vào một thói quen có sẵn, như uống nước buổi sáng hay trước khi tắt máy tính, hoặc đặt nhắc nhở trên điện thoại vào giờ cố định.
