Những việc vặt như nộp tiền điện, mang giày đi sửa, gửi đồ cho người nhà, mua lọ thuốc nhỏ mắt, nếu làm rải rác mỗi khi nhớ ra, sẽ cắt vụn cả tuần thành những lần chạy lòng vòng. Gom chúng vào một danh sách, làm trong một buổi cố định và sắp theo đường đi là cách đơn giản để xong nhanh hơn rất nhiều.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Tập này kể về một anh thợ sửa điện lạnh, nhân vật hư cấu, ngày nào cũng chạy xe khắp thành phố đi sửa máy, và từng mất cả buổi chiều chủ nhật chỉ để làm ba việc vặt ở ba đầu thành phố. Bạn sẽ thấy, cách anh học được từ chính nghề của mình dùng được cho rất nhiều người.
Ba việc, ba lần chạy
Một tuần của anh, ngoài lịch sửa máy dày đặc, còn rất nhiều việc nhỏ. Thứ hai nhớ ra phải nộp tiền học cho con. Thứ ba nhớ phải mang chiếc quạt hỏng đi bảo hành. Thứ năm vợ nhắc gửi gói quà cho bà ngoại.
Mỗi lần nhớ ra là một lần anh chạy đi, xen giữa hai cuộc hẹn sửa máy, hoặc tranh thủ buổi tối. Có hôm chạy ra tận cửa hàng bảo hành thì người ta đã đóng cửa, phải quay lại hôm khác.
Có những việc nhỏ tới mức chạy đi mất nửa tiếng chỉ để làm năm phút. Như chiếc chìa khoá cần đánh thêm, đôi dép cần dán lại. Mỗi việc đều không đáng kể, nhưng cộng lại thì thành một đống giờ trôi trên đường.
Có tuần, việc vặt lấy của anh gần như toàn bộ thời gian nghỉ. Anh thấy mình bận suốt mà không làm được việc gì ra hồn cho bản thân.
Điều lạ là trong công việc, anh rất giỏi sắp xếp. Sáng nào anh cũng xếp lịch các nhà cần sửa theo đường đi, nhà gần trước, nhà xa sau, không bao giờ chạy ngược. Nhưng với việc nhà, anh chưa bao giờ nghĩ tới điều đó.
Một danh sách duy nhất
Bước đầu tiên anh làm là ghi mọi việc vặt vào một danh sách duy nhất, thay vì để chúng nằm rải rác trong đầu. Nhớ ra việc gì, ghi ngay vào ghi chú trên điện thoại, hoặc tờ giấy dán tủ lạnh, rồi thôi không nghĩ nữa.
Chỉ việc ghi ra đã giúp anh nhẹ đầu hơn. Trước kia, những việc chưa làm cứ lởn vởn, chen vào lúc đang sửa máy, lúc đang ăn cơm. Giờ chúng nằm yên trên danh sách, chờ tới lượt.
Danh sách cũng giúp anh thấy những việc có thể gộp. Nộp tiền học và mua sách cho con ở gần trường. Gửi quà cho bà ngoại và mua thuốc cho mẹ ở cùng khu chợ.
Anh cũng ghi kèm mỗi việc vài thông tin cần thiết: giấy tờ phải mang, giờ mở cửa, số điện thoại. Để tới nơi không phải quay về vì thiếu một tờ hoá đơn.
Gom vào một buổi cố định
Anh chọn sáng thứ bảy, từ tám giờ tới mười giờ, làm buổi việc vặt. Mọi việc trên danh sách, trừ việc thật sự gấp, đều được để dành cho buổi đó.
Những ngày khác trong tuần, khi nhớ ra một việc, anh không chạy đi ngay mà ghi vào danh sách. Việc gấp thì làm ngay, việc chờ được thì chờ tới sáng thứ bảy.
Gom như vậy, anh bớt được rất nhiều lần khởi động. Mỗi lần ra khỏi nhà làm một việc vặt là một lần dắt xe, mặc áo, đội mũ, đổ xăng, tìm chỗ đỗ. Làm năm việc trong một chuyến thì chỉ khởi động một lần.
Những ngày còn lại trong tuần trở nên liền mạch hơn. Buổi tối anh có thời gian ngồi với con, chủ nhật được nghỉ thật.
Sắp theo đường đi, như xếp lịch sửa máy
Tối thứ sáu, anh nhìn danh sách và xếp thứ tự theo đường đi, đúng như cách anh xếp lịch sửa máy mỗi sáng. Điểm gần nhà trước, điểm xa sau, đi một vòng không chạy ngược.
Anh cũng để ý giờ mở cửa. Ngân hàng, bưu điện, cửa hàng bảo hành thường có giờ riêng. Việc nào cần làm sớm thì xếp lên trước.
Có những việc làm được ngay tại nhà mà không cần đi: chuyển khoản tiền điện, đặt hàng một số thứ qua mạng, gọi điện hỏi trước. Anh làm chúng từ tối thứ sáu, để sáng thứ bảy chỉ còn những việc buộc phải ra ngoài.
Lần đầu làm theo cách này, anh xong bảy việc trong chưa đầy hai tiếng, những việc trước kia có khi rải rác hết cả tuần.
Một nếp nhỏ cho cả nhà
Vợ anh thấy cách này hay, cũng bắt đầu ghi việc của chị vào cùng danh sách. Sáng thứ bảy, hai vợ chồng chia nhau, mỗi người một vòng, xong sớm rồi đưa con đi chơi.
Danh sách việc vặt không phải là thứ to tát gì. Nhưng nó là một ví dụ nhỏ của một nguyên tắc lớn: những việc giống nhau thì gom lại làm cùng lúc, thay vì để chúng cắt ngang mọi lúc.
Nguyên tắc ấy dùng được ở nhiều chỗ khác. Gom việc trả lời thư vào một khung giờ. Gom việc nấu ăn vào một buổi chủ nhật. Gom việc gọi điện vào một lúc.
Nếu tuần của bạn đang bị những việc vặt cắt vụn, thử bắt đầu bằng một danh sách. Ghi hết ra, chọn một buổi, xếp theo đường đi. Có khi bạn sẽ bất ngờ thấy mình dư ra cả một buổi chiều.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để không quên việc vặt?
Ghi ngay mọi việc vào một danh sách duy nhất khi nhớ ra, kèm thông tin cần thiết như giấy tờ, giờ mở cửa. Đầu óc sẽ nhẹ hơn vì không phải nhớ.
Có nên gom hết việc vặt vào một ngày không?
Gom những việc chờ được vào một buổi cố định giúp tiết kiệm thời gian đi lại. Việc thật sự gấp thì vẫn nên làm ngay.
Sắp xếp việc vặt theo thứ tự nào là hợp lý?
Theo đường đi để không chạy ngược, kết hợp giờ mở cửa của từng nơi. Việc nào làm được tại nhà thì làm trước từ tối hôm trước.
Gom việc có áp dụng được trong công việc không?
Được. Gom việc trả lời thư, gọi điện hay họp vào những khung giờ riêng giúp giảm bị cắt ngang và làm việc tập trung hơn.
Vợ chồng chia việc vặt thế nào cho gọn?
Dùng chung một danh sách, chia theo khu vực hoặc theo loại việc vào buổi cố định trong tuần. Làm xong sớm thì cả nhà có thêm thời gian bên nhau.
