Làm việc với đồng nghiệp nước ngoài suôn sẻ hơn khi bạn để ý cách mỗi người nói thẳng hay nói vòng, thống nhất rõ giờ giấc và cách báo cáo, hỏi lại thay vì đoán ý, và nhìn người đang đứng trước mặt thay vì nhìn qua định kiến về quốc tịch. Khác biệt không phải là vấn đề, đoán sai về khác biệt mới là vấn đề.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Một cô điều phối dự án lần đầu làm chung nhóm với ba đồng nghiệp đến từ ba nước khác nhau. Tuần đầu cô gửi một bản kế hoạch, nhận lại một thư góp ý thẳng tới mức cô buồn cả buổi chiều. Tuần thứ hai, cô hiểu ra đó không phải là chê. Tập này kể cô đã học được gì.
Nói thẳng và nói vòng
Ở nhiều nơi, người ta nói giảm nói tránh để giữ hoà khí. Một câu em thấy cũng được, nhưng có lẽ mình cân nhắc thêm, có khi nghĩa là em không đồng ý. Ở những nơi khác, người ta nói thẳng: phần này chưa ổn, cần làm lại, và không hề có ý xúc phạm.
Khi hai cách nói gặp nhau, hiểu lầm đi theo hai chiều. Người quen nói thẳng thấy người kia mơ hồ, không biết họ thật sự nghĩ gì. Người quen nói vòng thấy người kia thô lỗ, lạnh lùng.
Cô điều phối dự án đọc thư góp ý thấy như bị chê. Khi cô hỏi lại, đồng nghiệp ấy ngạc nhiên: anh thấy kế hoạch của em tốt mà, anh chỉ ghi những chỗ cần sửa cho nhanh. Ở chỗ anh, đó là cách tôn trọng thời gian của nhau.
Khi bạn hiểu điều này, bạn có thể điều chỉnh cả hai chiều: nghe góp ý thẳng mà không tự ái, và nói rõ hơn khi cần người khác hiểu đúng ý mình.
Thống nhất rõ những điều tưởng là hiển nhiên
Giờ họp là đúng giờ hay chừng giờ. Hạn chót là hết ngày hay đầu giờ sáng. Báo cáo bằng thư hay bằng tin nhắn. Sếp có cần được hỏi trước mọi quyết định hay mỗi người tự quyết trong phần mình. Những điều ấy mỗi nơi hiểu một kiểu.
Đừng đợi va chạm mới bàn. Ngay buổi đầu làm chung, hãy đề nghị thống nhất cách làm việc của nhóm, ghi ra một trang ngắn. Mọi người sẽ cảm ơn bạn, vì ai cũng đang ngại hỏi.
Chú ý cả lịch nghỉ lễ của mỗi nước, múi giờ nếu làm từ xa, những ngày quan trọng với đồng nghiệp. Một lời chúc đúng dịp lễ của họ là cách gần nhau rất tự nhiên.
Ngôn ngữ chung của nhóm có thể không phải tiếng mẹ đẻ của ai. Viết câu ngắn, rõ, tránh tiếng lóng. Khi có việc quan trọng, nhắn lại bằng chữ sau cuộc họp để chắc mọi người hiểu giống nhau.
Hỏi lại thay vì đoán
Khi không chắc người kia muốn gì, hãy hỏi. Ý anh là thế này phải không. Câu hỏi ấy không làm bạn kém đi, nó cho thấy bạn nghiêm túc với công việc.
Nhiều người Việt ngại hỏi lại vì sợ làm phiền hay sợ bị nghĩ là không hiểu. Nhưng trong môi trường đa văn hoá, đoán sai tốn kém hơn hỏi lại rất nhiều. Một câu hỏi năm giây tránh được một tuần làm lại.
Ngược lại, khi đồng nghiệp nước ngoài hỏi những điều bạn thấy hiển nhiên về văn hoá Việt, hãy giải thích kiên nhẫn. Vì sao cả phòng nghỉ trưa, vì sao cần chào hỏi trước khi vào việc, vì sao Tết lại quan trọng thế. Họ cũng đang học.
Cô điều phối dự án lập một thói quen: cuối mỗi buổi họp, cô tóm tắt lại những gì đã thống nhất và hỏi mọi người có ai hiểu khác không. Từ đó, những lần làm lại giảm hẳn.
Nhìn người, đừng nhìn qua định kiến
Ai cũng có những hình dung sẵn về người nước này nước kia: người nước này thì đúng giờ, người nước kia thì thoải mái. Những hình dung ấy đôi khi có chút đúng ở mức chung, nhưng rất dễ sai với một con người cụ thể.
Đồng nghiệp trước mặt bạn là một người, với tính cách, hoàn cảnh, cách làm việc riêng. Có người đến từ nơi nổi tiếng nói thẳng mà lại rất tế nhị. Có người đến từ nơi được cho là thoải mái mà lại cực kỳ kỹ tính.
Hãy tò mò về người ấy: họ thích làm việc thế nào, họ thấy gì lạ ở Việt Nam, điều gì làm họ vui ở chỗ làm. Một bữa trưa cùng nhau cho bạn biết nhiều hơn mọi cuốn sách về văn hoá.
Và tránh những câu đùa về quốc tịch, ngoại hình, cách nói của người khác, kể cả khi không có ác ý. Điều mình thấy vui có thể làm người kia thấy bị gạt ra ngoài.
Mang theo bản sắc của mình
Thích nghi không có nghĩa là bỏ đi chính mình. Sự chu đáo, tinh thần quan tâm đồng nghiệp, cách giữ hoà khí của người Việt là những điều quý trong một nhóm đa văn hoá. Nhiều đồng nghiệp nước ngoài rất trân trọng chúng.
Hãy chia sẻ văn hoá của mình một cách tự nhiên: mời đồng nghiệp ăn một món quê, kể về ngày Tết, giải thích một câu tục ngữ. Những chia sẻ nhỏ biến khoảng cách thành điều thú vị.
Khi gặp va chạm, hãy nhớ rằng mục tiêu chung là làm xong việc tốt. Ai đúng ai sai về cách làm không quan trọng bằng việc nhóm tìm được cách làm hợp với tất cả.
Sau sáu tháng, cô điều phối dự án nhận được một thư góp ý thẳng như tuần đầu. Lần này cô bật cười, trả lời ngắn gọn: cảm ơn anh, em sửa xong trước trưa. Cả hai đã học nói ngôn ngữ của nhau.
Câu hỏi thường gặp
Đồng nghiệp nước ngoài góp ý quá thẳng thì nên hiểu thế nào?
Ở nhiều nơi, nói thẳng là cách tôn trọng thời gian và công việc của nhau, không phải chê bai. Nếu chưa chắc, hãy hỏi lại họ đánh giá chung thế nào.
Làm sao tránh hiểu lầm khi làm việc với người nước ngoài?
Thống nhất rõ giờ giấc, hạn chót và cách báo cáo từ đầu, viết câu ngắn rõ và tóm tắt lại sau mỗi buổi họp. Khi không chắc thì hỏi lại thay vì đoán.
Có nên đùa về quốc tịch của đồng nghiệp?
Không nên, kể cả khi không có ác ý, vì điều mình thấy vui có thể khiến người kia thấy bị gạt ra ngoài. Hãy tìm hiểu con người cụ thể thay vì dựa vào định kiến.
Sếp nước ngoài muốn nhân viên tự quyết thì làm sao?
Hãy hỏi rõ phạm vi bạn được tự quyết và những việc cần báo trước. Khi đã rõ, chủ động đề xuất và chịu trách nhiệm với phần của mình.
Làm sao gần gũi hơn với đồng nghiệp nước ngoài?
Mời ăn trưa, hỏi về trải nghiệm của họ ở Việt Nam, chúc mừng những dịp lễ quan trọng với họ và chia sẻ văn hoá của mình một cách tự nhiên.
