Sau một việc hỏng, cách học được nhiều nhất là ngồi lại trả lời bốn câu hỏi: mình đã định làm gì, thực tế đã xảy ra gì, vì sao có khoảng cách giữa hai cái đó, và lần sau mình giữ gì, đổi gì. Bốn câu này giúp biến một lần thất bại thành một bài học, thay vì thành một buổi tự trách hay đổ lỗi cho nhau.
Chào bạn, đây là Kho Sách Nói. Tập này mình kể lại theo lời một người trong một nhóm thiện nguyện ở khu phố, nhân vật khái quát, về một buổi Trung thu cho các cháu không được như ý và buổi tối ngồi lại sau đó.
Buổi Trung thu không như kế hoạch
Chị kể rằng năm đó nhóm chị tổ chức Trung thu cho các cháu trong xóm. Kế hoạch đẹp lắm: văn nghệ, phát quà, rước đèn. Nhưng hôm đó mưa từ chiều, loa hỏng, quà thiếu mấy phần vì số cháu tới đông hơn dự kiến. Có cháu khóc vì không có quà, có phụ huynh phàn nàn.
Dọn dẹp xong, cả nhóm mệt và buồn. Ai cũng có một người để trách trong đầu: người lo âm thanh, người lo quà, người lo đăng ký. Không khí nặng nề. Chị nghĩ chắc sang năm nhóm tan.
Rồi một anh lớn tuổi nhất nhóm, trước làm quản đốc, bảo mọi người ngồi lại nửa tiếng, nhưng có một luật: không ai được nói câu bắt đầu bằng tại anh, tại chị. Chỉ được trả lời bốn câu hỏi anh viết lên tờ giấy.
Chị kể nửa tiếng đó là nửa tiếng chị học được nhiều nhất trong cả năm.
Câu một và câu hai: định làm gì và thực tế ra sao
Câu hỏi đầu tiên là mình đã định làm gì. Nghe thì hiển nhiên, nhưng khi nói ra, cả nhóm mới thấy mỗi người hiểu mục tiêu một kiểu. Người nghĩ mục tiêu là văn nghệ thật hay, người nghĩ là cháu nào cũng có quà, người nghĩ là phụ huynh vui. Mục tiêu không rõ thì lúc khó không biết ưu tiên cái gì.
Câu hỏi thứ hai là thực tế đã xảy ra gì. Chỉ kể sự việc, không phán xét. Mưa lúc mấy giờ, loa hỏng lúc nào, quà hết khi còn bao nhiêu cháu chưa nhận. Kể như một người quay phim kể lại, không thêm tính từ.
Khi chỉ kể sự việc, không khí dịu đi hẳn. Vì sự việc thì không ai cãi được, còn lời phán xét thì ai cũng muốn cãi.
Chị nói rằng chỉ riêng hai câu này đã giúp cả nhóm thấy một điều: phần lớn vấn đề không phải do ai làm sai, mà do kế hoạch không có phương án cho trời mưa và cho số người đến đông hơn.
Câu ba: vì sao lại có khoảng cách?
Câu hỏi thứ ba khó nhất: vì sao có khoảng cách giữa định làm và thực tế. Ở đây dễ trượt sang đổ lỗi nhất, nên luật là tìm nguyên nhân trong cách làm, không tìm trong con người.
Quà thiếu vì sao? Vì đăng ký chỉ nhận qua tin nhắn, nhiều nhà không nhắn mà vẫn tới. Loa hỏng vì sao? Vì mượn loa cũ, không thử trước. Văn nghệ rối vì sao? Vì không có chỗ trú mưa nên phải dồn vào nhà văn hoá chật.
Mỗi lần tìm ra một nguyên nhân, anh quản đốc lại hỏi thêm: vì sao lại như vậy. Hỏi vài lần, người ta thường đi từ cái bề mặt xuống tới cái gốc. Như chuyện loa: không thử trước vì không ai được giao việc thử, vì danh sách việc không có mục đó.
Đến cuối câu ba, không ai còn trách ai. Mọi người thấy rõ đó là những lỗ hổng trong cách tổ chức mà ai cũng có thể lấp lần sau.
Câu bốn: lần sau giữ gì và đổi gì
Câu hỏi cuối là lần sau giữ gì, đổi gì. Chú ý chữ giữ. Ngay cả trong một việc hỏng cũng có những thứ làm tốt, và nếu không nói ra, lần sau có khi bị bỏ mất. Nhóm chị giữ lại phần rước đèn, vì dù mưa các cháu vẫn rất vui.
Phần đổi thì ghi cụ thể, kèm tên người nhận lo: có phương án trú mưa từ trước, chuẩn bị dư quà, có người thử âm thanh từ buổi sáng, nhận đăng ký cả trực tiếp lẫn tin nhắn.
Chị kể rằng năm sau, Trung thu của nhóm suôn sẻ hơn hẳn. Không phải vì người khác giỏi hơn, mà vì cùng những người đó, với một danh sách việc tốt hơn.
Và nhóm chị giữ luôn thói quen ngồi lại nửa tiếng sau mỗi sự kiện, kể cả khi sự kiện thành công. Vì việc thành công cũng có điều để học.
Dùng bốn câu hỏi cho chuyện của riêng mình
Bốn câu hỏi này không chỉ dùng cho nhóm. Bạn có thể dùng cho chính mình sau một lần thi trượt, một buổi phỏng vấn không đạt, một món ăn hỏng, một cuộc nói chuyện căng thẳng với con.
Ngồi một mình, viết ra giấy. Mình đã định gì. Thực tế ra sao, kể như người ngoài. Vì sao có khoảng cách, tìm trong cách làm chứ không tự mắng mình kém. Lần sau giữ gì, đổi gì, ghi một hai việc cụ thể.
Cái khó khi làm một mình là giọng tự trách. Nếu thấy mình viết những câu như mình thật vô dụng, hãy dừng lại, gạch đi, viết lại thành câu sự việc. Tự trách không dạy được gì, chỉ làm mình sợ thử lại.
Học suốt đời không chỉ là học cái mới. Nó còn là học từ chính những việc mình đã làm, kể cả những việc mình muốn quên đi.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao rút kinh nghiệm mà không thành đổ lỗi?
Đặt luật chỉ nói về sự việc và cách làm, không nói về con người. Bắt đầu bằng việc kể lại điều đã xảy ra như một người ngoài, rồi tìm nguyên nhân trong cách tổ chức.
Bốn câu hỏi nhìn lại là gì?
Mình định làm gì, thực tế đã xảy ra gì, vì sao có khoảng cách, và lần sau giữ gì đổi gì. Bốn câu này dùng được cho cả nhóm lẫn chuyện riêng.
Việc thành công có cần nhìn lại không?
Có. Việc thành công cũng có điều may mắn và điều làm tốt cần ghi lại để lặp lại, cũng như những chỗ suýt hỏng cần sửa trước.
Tự nhìn lại sau thất bại mà cứ tự trách thì làm sao?
Viết ra giấy và đổi những câu tự mắng thành câu kể sự việc. Nếu cảm giác tự trách kéo dài và nặng nề, hãy tìm người tin cậy để trò chuyện.
Nên nhìn lại ngay sau khi việc hỏng hay đợi vài ngày?
Nên làm sớm khi chi tiết còn nhớ rõ, nhưng sau khi mọi người đã bình tĩnh lại. Nếu ai cũng đang quá mệt hoặc quá buồn, hẹn lại vào hôm sau.
